Vad kostar en konferens?

Priserna varierar mellan olika anläggningar, destinationer, datum och säsonger. Ett centralt hotell i Stockholm kan exempelvis ha en helt annan prisbild än en konferensanläggning utanför staden.

Prisintervallen bör därför ses som riktvärden för en första budget, inte som fasta marknadspriser.

Exempel: Vad kostar en konferens för 30 personer?

Anta att 30 personer ska genomföra en heldagskonferens med övernattning.

Ett vanligt upplägg kan innehålla:

• Konferenslokal och grundläggande teknik
• Förmiddagsfika
• Lunch
• Eftermiddagsfika
• Middag
• Hotellrum
• Frukost

Om kostnaden är 2 500 kronor per person blir totalpriset cirka 75 000 kronor för 30 deltagare.

Aktiviteter, dryck till middagen, extra grupprum, mer avancerad teknik och transporter kan tillkomma. Det är därför viktigt att kontrollera vad som faktiskt ingår när olika priser jämförs.

Vad påverkar priset på en konferens?

1. Övernattning

Boendet är ofta en av de största kostnadsposterna. Skillnaden mellan en dagkonferens och en konferens med övernattning kan därför vara betydande.

Om endast en del av deltagarna behöver boende bör antalet enkelrum och dubbelrum anges redan när offert begärs.

2. Datum och veckodag

Efterfrågan på konferenser varierar under året och mellan olika veckodagar. Pris och tillgänglighet kan därför skilja sig även på samma anläggning beroende på när konferensen genomförs.

Om datumet är flexibelt kan det vara klokt att jämföra flera alternativa datum.

3. Geografiskt läge

Centrala anläggningar är ofta enkla att nå med kollektivtrafik och tåg, medan anläggningar utanför städerna kan erbjuda större ytor och andra typer av miljöer.

Vid jämförelse bör även deltagarnas restid och eventuella kostnader för buss, taxi eller annan transport räknas in.

4. Mat och dryck

Fika och lunch ingår ofta i konferenspaket. Middag, dryck, specialmenyer och andra måltidsarrangemang kan tillkomma separat.

Kontrollera därför vilka måltider som ingår och om priserna inkluderar exempelvis kaffe, måltidsdryck och servering.

5. Konferenslokaler och grupprum

Antalet deltagare är bara en del av lokalbehovet. En konferens för 50 personer med en gemensam plenumsal kräver betydligt mindre lokalyta än samma grupp om deltagarna även ska delas upp i flera arbetsgrupper.

Ange därför både antal deltagare och hur lokalerna ska användas under dagen.

6. Teknik

Skärm eller projektor och grundläggande ljud- och presentationsteknik ingår på många anläggningar. Mer avancerade tekniska lösningar kan debiteras separat.

Exempel på sådant som kan påverka kostnaden är:

• Mikrofoner och större ljudsystem
• Scen och scenljus
• Hybridmöten
• Videoproduktion
• Streaming
• Tekniker på plats

Dagkonferens eller konferens med övernattning?

En dagkonferens har normalt en lägre kostnad per deltagare eftersom hotellrum, middag och frukost inte behöver ingå.

För deltagare som reser längre sträckor kan övernattning däremot minska restiden under själva konferensdagen och ge möjlighet till ett längre program. Middag och kväll kan också vara en del av upplägget när syftet är att skapa mer tid för informella samtal och aktiviteter.

Vilket alternativ som är lämpligast beror därför på deltagarnas resväg, konferensens längd och syftet med sammankomsten.

Jämför totalpris – inte bara konferenspaketet

Konferensanläggningar kan presentera sina priser på olika sätt. På en anläggning kan lokal och teknik ingå i priset per person, medan samma delar debiteras separat på en annan.

Vid jämförelse av offerter bör därför samma kostnadsposter kontrolleras:

• Totalpris
• Pris per deltagare
• Lokalhyra
• Grupprum
• Teknik
• Fika och lunch
• Middag
• Dryck
• Hotellrum
• Aktiviteter
• Transporter
• Övriga avgifter

Det relevanta jämförelsepriset är totalpriset för samma innehåll och behov.

Hur sätter man en budget för konferensen?

Ett enkelt sätt att börja är att bestämma både en total budget och en ungefärlig kostnad per deltagare.

Om 40 personer deltar och den totala budgeten är 100 000 kronor motsvarar det 2 500 kronor per deltagare.

Därefter kan budgeten fördelas mellan exempelvis konferenslokaler, mat, boende, aktiviteter och transport.

Så får ni mer jämförbara offerter

Ju mer information anläggningarna får från början, desto enklare blir det att jämföra deras förslag.

En konferensförfrågan bör normalt innehålla:

• Datum och eventuell flexibilitet
• Antal deltagare
• Destination eller geografiskt område
• Antal hotellrum
• Typ och storlek på konferenslokal
• Behov av grupprum
• Önskade måltider
• Teknikbehov
• Eventuella aktiviteter
• Ungefärlig budget

Det minskar risken för att offerterna bygger på olika förutsättningar och gör det lättare att jämföra den faktiska kostnaden.

Vad är en rimlig konferensbudget?

Det finns ingen generell budget som passar alla konferenser. Ett enkelt sätt att göra en första beräkning är:

Antal deltagare × budget per person = total konferensbudget.

1 500 kr/person × 30 personer = 45 000 kr
2 500 kr/person × 30 personer = 75 000 kr
3 500 kr/person × 30 personer = 105 000 kr

Vilken nivå som är rimlig beror sedan på bland annat destination, standard, övernattning, måltider, lokalbehov och konferensens övriga innehåll.

Det är därför ofta mer användbart att fastställa ett budgetintervall än ett exakt belopp innan anläggningar och upplägg jämförs.